Cuándo Kognisia no es la buena elección: los casos a conocer
Control del código, venta de cursos al público, volumen muy pequeño: las situaciones en que otra solución le sirve mejor, y aquellas en que Kognisia encaja.
Leer el artículoSon las cinco de la tarde, la víspera de una auditoría de vigilancia Qualiopi, la certificación de calidad francesa de los organismos de formación. La responsable de calidad de un organismo busca la prueba de que Javier, alumno de la sesión de marzo, ha seguido su módulo a distancia. Encuentra un correo del formador, una captura de pantalla borrosa y una hoja de cálculo a medio rellenar. Nada falso, nada sólido tampoco.
Este escenario no tiene nada de fatalidad. Una formación en línea deja huellas por construcción: basta con saber cuáles guardar.
¿Qué pruebas produce una formación en línea?
Cinco familias de huellas aparecen casi en todas partes. La tabla las vincula con lo que demuestran.
| Huella | Lo que muestra | Ejemplo en una plataforma |
|---|---|---|
| Progreso | El alumno ha avanzado en el itinerario | Módulos terminados, fecha de la última actividad |
| Evaluación | Se han alcanzado los objetivos | Resultados de cuestionarios, corrección de un estudio de caso |
| Trabajos entregados | El alumno ha producido algo | Trabajo depositado, con fecha y nota |
| Acompañamiento | El formador ha respondido y ha recordado | Mensajes del foro, alertas de abandono tratadas |
| Opiniones | Se ha recogido la opinión de los alumnos | Cuestionario de fin de itinerario, reclamaciones |
Fíjese en la última fila: una opinión recogida no prueba nada mientras no haya conducido a una decisión escrita en algún sitio. El auditor busca esa continuación.
Por qué una simple conexión no basta
Una conexión dice que se ha abierto una puerta. No dice quién ha trabajado, cuánto tiempo ni con qué resultado. El decreto francés del 20 de agosto de 2014 sobre la formación abierta o a distancia retiene, por cierto, tres elementos para establecer la asiduidad: los justificantes de los trabajos solicitados, los datos de seguimiento y asistencia, y evaluaciones específicas. Los detallamos en nuestro artículo sobre la prueba de asiduidad a distancia.
Lo que cambia el 1 de noviembre de 2026
El referencial pasa de 32 a 33 indicadores, y se precisa el indicador 19, el de la formación a distancia: en cuanto una acción incluye e-learning, el organismo debe poder demostrar que los alumnos la han seguido efectivamente. Hasta el 31 de octubre, el referencial sigue en 32 indicadores. El detalle está en nuestro artículo Qualiopi con 33 indicadores.
Cómo conservar sin perderse
Tres hábitos valen más que una gran clasificación.
- Un solo lugar. Las pruebas viven en la plataforma y en su expediente de calidad, no en cinco buzones de correo.
- Una exportación en fecha fija. Al final de cada sesión, saque el extracto de cada alumno y guárdelo con el nombre de la sesión.
- Una duración decidida por escrito. Depende de sus financiadores y de su organismo certificador: pregúnteles, anote la respuesta, aplíquela.
Un punto de vigilancia sobre los datos personales: una huella nominativa es un dato personal. Limite el acceso a las personas que lo necesitan.
La lista de comprobación antes de la auditoría
- Cada itinerario tiene objetivos escritos y una evaluación vinculada a esos objetivos.
- Para cada alumno: progreso, resultados, trabajos entregados, en el mismo lugar.
- Las alertas de abandono tienen continuación: un mensaje, una llamada, una nota.
- Las opiniones de los alumnos tienen una decisión asociada, aunque sea mínima.
- Sabe explicar en dos minutos cómo sirve la plataforma a la formación.
- Ha releído el detalle de los indicadores con su organismo certificador.
Lo que hace Kognisia y lo que no hace
Kognisia es compatible con el proceso Qualiopi: produce las huellas de las que acabamos de hablar. Itinerarios pedagógicos, cuestionarios, trabajos, estudios de caso con corrección automática, panel de progreso, alertas de abandono y foro conservan cada uno su historial. El detalle está en la página Qualiopi y en la del seguimiento del progreso.
En cambio, ningún software certifica a un organismo. La auditoría versa sobre su funcionamiento, sus decisiones y su mejora continua. Una plataforma le evita correr tras las piezas, nada más.
¿Y fuera de Francia?
Qualiopi y el decreto de 2014 son propios de Francia; solo el marco de protección de datos es europeo. Si usted forma en España, lo que le concierne es la teleformación del Real Decreto 694/2017 y, para la formación bonificada, la conservación de los justificantes. En otros lugares hay mecanismos cercanos, nunca idénticos.
| País | Equivalente o regla | Referencia | Qué recordar |
|---|---|---|---|
| España | Teleformación: plataforma con seguimiento continuo y en tiempo real; como máximo un 20 % de presencialidad. Formación bonificada: conservación de los justificantes | Real Decreto 694/2017, arts. 4 y 18.2; Orden TMS/369/2019, anexos II y IV | Las exigencias detalladas se dirigen a la formación para el empleo del catálogo público, no a todo el e-learning. En la formación bonificada, los justificantes se conservan cuatro años y la bonificación se aplica, a más tardar, en el recibo de cotizaciones de diciembre del ejercicio (Fundae, enero de 2026). |
| Unión Europea | Sin certificación de calidad única de los organismos de formación; RGPD para las huellas nominativas | Reglamento (UE) 2016/679, art. 28 | El proveedor de la plataforma es, por lo general, encargado del tratamiento del organismo: se exige un contrato de encargo del tratamiento |
| Alemania | AZAV: homologación del organismo y de la medida, para las formaciones financiadas por la Bundesagentur für Arbeit | §§ 176 a 180 SGB III | Equivalente funcional de Qualiopi para el acceso a fondos públicos, pero no idéntico. Las formaciones internas de empresa no necesitan homologación |
| Alemania | Curso a distancia de pago con control de los conocimientos, mayoritariamente asíncrono: homologación ZFU (FernUSG) | § 7 FernUSG; BGH, 12 de junio de 2025 | Sin homologación, el contrato es nulo, también entre empresas. Proyecto de derogación a 1 de julio de 2027, no aprobado: se aplica la regla actual. Un curso total o mayoritariamente en directo no queda afectado en principio |
| Italia | E-learning en salud y seguridad: un LMS que registra cada actividad y su duración, SCORM o equivalente | Accordo Stato-Regioni de 17 de abril de 2025, parte IV | Expediente del curso conservado diez años. Solo vale para la seguridad. El plazo de 24 meses para el curso de los empleadores vence en mayo de 2027 (el 19 o el 24, según la fecha de entrada en vigor que se tome) |
| Reino Unido (Inglaterra) | Sin equivalente único: Ofsted para el aprendizaje, Ofqual para las cualificaciones, Office for Students para la enseñanza superior | Páginas gov.uk de los tres reguladores | Tres reguladores según el tipo de oferta, a los que hay que presentar pruebas de asiduidad y evaluación. Reglas de aprendizaje verificadas solo para Inglaterra |
Estas reglas cambian, a veces en pocos meses: haga validar el marco aplicable a su situación por un asesor local antes de actuar.
Preguntas frecuentes
¿Basta un LMS para superar una auditoría Qualiopi?
No. Proporciona huellas, pero la auditoría examina su organización: análisis de necesidades, mejora continua, tratamiento de reclamaciones. El LMS alimenta el expediente, no lo sustituye.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las pruebas?
Depende de sus financiadores y de su organismo certificador. Pídales la duración por escrito y aplíquela a todos sus itinerarios.
¿Se aceptan las capturas de pantalla?
Ayudan a ilustrar, pero un extracto fechado y nominativo procedente de la plataforma es más sólido. Guarde la captura como complemento, no como pieza principal.
¿Qué hacer si un alumno no ha entregado nada?
Conserve la huella de sus recordatorios: alerta, mensaje, llamada. Muestra que el acompañamiento tuvo lugar aunque el alumno no respondiera.
En resumen
Una formación en línea deja cinco familias de huellas: progreso, evaluaciones, trabajos, acompañamiento, opiniones. Archívelas en el mismo lugar, fechadas y nominativas, y no se apoye nunca solo en las conexiones. Próximo paso: tome un itinerario y compruebe que saca su expediente completo en un minuto.
Fuentes
- CNFCE: Qualiopi, lo que cambia el 1 de noviembre de 2026, consultado el 13 de octubre de 2026.
- Certiforma: decreto Qualiopi 2026-728 y 33 indicadores, consultado el 13 de octubre de 2026.
- Centre Inffo: FOAD, primer decreto publicado en el Diario Oficial (2014), consultado el 13 de octubre de 2026.
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), texto del Diario Oficial de la Unión Europea, consultado el 13 de octubre de 2026.
- SGB III, § 176 (Alemania, homologación AZAV), consultado el 13 de octubre de 2026.
- SGB III, § 179 (Alemania, homologación de la medida), consultado el 13 de octubre de 2026.
- FernUSG, § 7 (Alemania, nulidad del contrato sin homologación), consultado el 13 de octubre de 2026.
- BGH, sentencia de 12 de junio de 2025, III ZR 109/24, consultado el 13 de octubre de 2026.
- BGH, sentencias de 5 y 12 de febrero de 2026 (criterio síncrono o asíncrono), consultado el 13 de octubre de 2026.
- Ministerio federal alemán, proyecto de derogación de la FernUSG, consultado el 13 de octubre de 2026.
- Real Decreto 694/2017 (España, formación programada y teleformación), consultado el 13 de octubre de 2026.
- Orden TMS/369/2019 (España, registro de entidades y plataformas), consultado el 13 de octubre de 2026.
- Fundae: guía de bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social, enero de 2026 (España), consultado el 13 de octubre de 2026.
- Ministerio italiano de Trabajo, Accordo Stato-Regioni de 17 de abril de 2025, consultado el 13 de octubre de 2026.
- Ministerio italiano de Trabajo, FAQ de 27 de marzo de 2026, consultado el 13 de octubre de 2026.
- Ofsted, presentación (Reino Unido), consultado el 13 de octubre de 2026.
- Ofqual, presentación (Reino Unido), consultado el 13 de octubre de 2026.
- Office for Students, presentación (Reino Unido), consultado el 13 de octubre de 2026.
El equipo de Kognisia
Kognisia diseña una plataforma de aprendizaje en SaaS, con catálogo de formaciones y marca blanca opcionales.
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