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Pädagogik und Verfolgung10 Min. LesezeitRechtsrahmen : Frankreich, Europäische Union, Deutschland

Qualiopi und E-Learning: Welche Nachweise Sie aufbewahren

Eine Online-Weiterbildung hinterlässt Spuren. Welche davon als Nachweis für ein Qualiopi-Audit taugen, wie Sie sie aufbewahren und was Sie vorher prüfen.

Es ist siebzehn Uhr, am Vorabend eines Qualiopi-Überwachungsaudits, der französischen Qualitätszertifizierung für Bildungsanbieter. Die Qualitätsverantwortliche eines Anbieters sucht den Nachweis, dass Jonas, Lernender der Märzsitzung, sein Modul auf Distanz tatsächlich absolviert hat. Sie findet eine Mail der Trainerin, einen unscharfen Screenshot und eine halb ausgefüllte Tabelle. Nichts Falsches, aber auch nichts Belastbares.

Dieses Szenario ist kein Schicksal. Eine Online-Weiterbildung hinterlässt Spuren schon durch ihren Aufbau: Man muss nur wissen, welche man aufbewahrt.

Welche Nachweise erzeugt eine Online-Weiterbildung?

Fünf Familien von Spuren kehren fast überall wieder. Die Tabelle verbindet sie mit dem, was sie belegen.

SpurWas sie zeigtBeispiel auf einer Plattform
FortschrittDie lernende Person ist im Lernpfad vorangekommenAbgeschlossene Module, Datum der letzten Aktivität
BewertungDie Ziele wurden erreichtQuiz-Ergebnisse, Korrektur einer Fallstudie
Abgegebene ArbeitenDie lernende Person hat etwas erarbeitetAbgegebene Aufgabe, mit Datum und Note
BegleitungDie Trainerin oder der Trainer hat geantwortet und erinnertForumsbeiträge, bearbeitete Abbruchwarnungen
RückmeldungenDie Meinung der Lernenden wurde eingeholtFragebogen am Ende des Lernpfads, Beschwerden

Beachten Sie die letzte Zeile: Eine eingeholte Rückmeldung beweist nichts, solange sie nicht zu einer irgendwo schriftlich festgehaltenen Entscheidung geführt hat. Die Prüferin sucht genau diese Fortsetzung.

Warum eine bloße Anmeldung nicht genügt

Eine Anmeldung sagt, dass sich eine Tür geöffnet hat. Sie sagt nicht, wer gearbeitet hat, wie lange und mit welchem Ergebnis. Das französische Dekret vom 20. August 2014 über offene oder Fernweiterbildung nennt denn auch drei Elemente, um die Teilnahme zu belegen: die Belege für die verlangten Arbeiten, die Verfolgungs- und Betreuungsdaten und spezifische Bewertungen. Wir erläutern sie in unserem Artikel zum Nachweis der Teilnahme auf Distanz.

Was sich zum 1. November 2026 ändert

Das Referenzsystem wächst von 32 auf 33 Indikatoren, und Indikator 19, der zur Fernweiterbildung, wird präzisiert: Sobald eine Maßnahme E-Learning enthält, muss der Anbieter nachweisen können, dass die Lernenden sie tatsächlich absolviert haben. Bis zum 31. Oktober bleibt das Referenzsystem bei 32 Indikatoren. Die Einzelheiten stehen in unserem Artikel Qualiopi mit 33 Indikatoren.

Wie Sie aufbewahren, ohne sich zu verlieren

Drei Gewohnheiten sind besser als eine große Ablage.

  1. Ein einziger Ort. Die Nachweise leben in der Plattform und in Ihrer Qualitätsakte, nicht in fünf Mail-Postfächern.
  2. Ein Export zu festem Datum. Ziehen Sie am Ende jeder Sitzung den Auszug jeder lernenden Person und legen Sie ihn mit dem Namen der Sitzung ab.
  3. Eine schriftlich festgelegte Dauer. Sie hängt von Ihren Geldgebern und Ihrer Zertifizierungsstelle ab: Fragen Sie nach, halten Sie die Antwort fest, wenden Sie sie an.

Ein Punkt der Wachsamkeit bei personenbezogenen Daten: Eine namentliche Spur ist ein personenbezogenes Datum. Beschränken Sie den Zugriff auf die Personen, die ihn brauchen.

Die Checkliste vor dem Audit

  • Jeder Lernpfad hat schriftliche Ziele und eine mit diesen Zielen verknüpfte Bewertung.
  • Für jede lernende Person: Fortschritt, Ergebnisse, abgegebene Arbeiten am selben Ort.
  • Die Abbruchwarnungen haben eine Fortsetzung: eine Nachricht, ein Anruf, eine Notiz.
  • Zu den Rückmeldungen der Lernenden gehört eine Entscheidung, und sei sie winzig.
  • Sie können in zwei Minuten erklären, wie die Plattform die Weiterbildung unterstützt.
  • Sie haben die Einzelheiten der Indikatoren mit Ihrer Zertifizierungsstelle durchgesehen.

Was Kognisia tut und was nicht

Kognisia ist mit dem Qualiopi-Verfahren kompatibel: Sie erzeugt die Spuren, von denen wir gesprochen haben. Lernpfade, Quizze, Aufgaben, Fallstudien mit automatischer Korrektur, Fortschritts-Dashboard, Abbruchwarnungen und Forum bewahren jeweils ihren Verlauf. Die Einzelheiten stehen auf der Seite Qualiopi und auf der zur Fortschrittsverfolgung.

Dagegen zertifiziert keine Software eine Organisation. Das Audit betrifft Ihre Arbeitsweise, Ihre Entscheidungen und Ihre kontinuierliche Verbesserung. Eine Plattform erspart Ihnen, den Unterlagen hinterherzulaufen, mehr nicht.

Und außerhalb Frankreichs?

Qualiopi und das Dekret von 2014 sind französisch, nur der Rahmen zum Datenschutz ist europäisch. Anderswo gibt es verwandte Mechanismen, nie identische. Für Sie in Deutschland sind es gleich zwei, und beide haben eine andere Natur als Qualiopi: die AZAV-Zulassung für den Zugang zu öffentlichen Mitteln und, für den Verkauf kostenpflichtiger Fernkurse, die ZFU-Zulassung nach dem FernUSG.

LandÄquivalent oder RegelReferenzZu beachten
DeutschlandKostenpflichtiger Fernkurs mit Kontrolle des Lernerfolgs, überwiegend asynchron: ZFU-Zulassung (FernUSG)§§ 1, 7 und 12 FernUSG; BGH, 12. Juni 2025; BGH, 5. und 12. Februar 2026Ohne Zulassung ist der Vertrag nichtig, auch zwischen Unternehmen. Entwurf zur Abschaffung zum 1. Juli 2027, nicht verabschiedet: Es gilt die aktuelle Regel. Ein ganz oder überwiegend live gehaltener Kurs fällt grundsätzlich nicht darunter; bei Mischformen ist die Lage offen. Entscheidend ist der Vertragsinhalt, nicht der tatsächliche Ablauf.
DeutschlandAZAV: Zulassung des Trägers und der Maßnahme, für Weiterbildungen, die die Bundesagentur für Arbeit fördert§§ 176 bis 180 SGB III; §§ 2 und 5 AZAVFunktionales Gegenstück zu Qualiopi für den Zugang zu öffentlichen Mitteln, aber nicht identisch. Verlangt ein Qualitätssicherungssystem mit Befragung der Teilnehmenden, und die Maßnahme muss mit einer Bescheinigung über die vermittelten Inhalte enden. Rein betriebsinterne Weiterbildung braucht keine Zulassung.
DeutschlandBetriebsrat und namentliche Verfolgung von Beschäftigten§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; § 26 BDSGTechnische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, unterliegen der Mitbestimmung. Dass die individuelle Verfolgung eines LMS darunter fällt, ist die übliche Lesart, zu bestätigen. Vorsichtige Praxis: eine Betriebsvereinbarung zu Zwecken, Aufbewahrungsdauer und Zugriff auf Berichte.
Europäische UnionKeine einheitliche Qualitätszertifizierung für Bildungsanbieter; DSGVO für namentliche SpurenVerordnung (EU) 2016/679, Art. 28Der Anbieter der Plattform ist in der Regel Auftragsverarbeiter der Organisation: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist erforderlich
SpanienTeleformación: Plattform mit kontinuierlicher Verfolgung in Echtzeit; höchstens 20 % PräsenzReal Decreto 694/2017, Art. 4; Orden TMS/369/2019, Anhänge II und IVDie detaillierten Anforderungen betreffen die Weiterbildung für die Beschäftigung aus dem öffentlichen Katalog, nicht jedes E-Learning.
ItalienE-Learning im Bereich Gesundheit und Sicherheit: ein LMS, das jede Aktivität und ihre Dauer nachverfolgt, SCORM oder gleichwertigAccordo Stato-Regioni vom 17. April 2025, Teil IVKursdossier zehn Jahre aufbewahrt. Gilt nur für Sicherheit. Die Frist von 24 Monaten für den Kurs der Arbeitgeber läuft im Mai 2027 ab (am 19. oder 24., je nach angenommenem Inkrafttreten)
Vereinigtes Königreich (England)Kein einheitliches Äquivalent: Ofsted für Ausbildung, Ofqual für Qualifikationen, Office for Students für HochschulenGov.uk-Seiten der drei AufsichtsbehördenDrei Aufsichtsbehörden je nach Art des Angebots, denen Teilnahme- und Bewertungsnachweise vorzulegen sind. Regeln zur Ausbildung nur für England geprüft

Diese Regeln ändern sich, manchmal binnen weniger Monate: Lassen Sie den für Ihre Situation geltenden Rahmen von einer Rechtsberatung vor Ort prüfen, bevor Sie handeln.

Häufig gestellte Fragen

Genügt ein LMS, um ein Qualiopi-Audit zu bestehen?

Nein. Es liefert Spuren, aber das Audit prüft Ihre Organisation: Bedarfsanalyse, kontinuierliche Verbesserung, Umgang mit Beschwerden. Das LMS speist die Akte, es ersetzt sie nicht.

Wie lange muss man die Nachweise aufbewahren?

Das hängt von Ihren Geldgebern und Ihrer Zertifizierungsstelle ab. Lassen Sie sich die Dauer schriftlich nennen und wenden Sie sie auf alle Ihre Lernpfade an.

Werden Screenshots akzeptiert?

Sie helfen beim Veranschaulichen, aber ein datierter, namentlicher Auszug aus der Plattform ist belastbarer. Behalten Sie den Screenshot als Ergänzung, nicht als Hauptstück.

Was tun, wenn eine lernende Person nichts abgegeben hat?

Bewahren Sie die Spuren Ihrer Erinnerungen auf: Warnung, Nachricht, Anruf. Sie zeigen, dass die Begleitung stattgefunden hat, auch wenn die lernende Person nicht geantwortet hat.

Zusammenfassung

Eine Online-Weiterbildung hinterlässt fünf Familien von Spuren: Fortschritt, Bewertungen, Arbeiten, Begleitung, Rückmeldungen. Legen Sie sie am selben Ort ab, datiert und namentlich, und verlassen Sie sich nie auf Anmeldungen allein. Nächster Schritt: Nehmen Sie einen Lernpfad und prüfen Sie, ob Sie seine vollständige Akte in einer Minute herausholen.

Quellen

Das Kognisia-Team
Kognisia entwickelt eine Lernplattform als SaaS, mit Weiterbildungskatalog und optionalem White-Label.

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