Cambiar de LMS: la lista de migración en 5 pasos

Su plataforma actual le frena. Los contratos se vuelven pesados, el seguimiento es difícil de leer o sus alumnos se quejan del teléfono. Sabe que hay que irse, pero lo aplaza: ¿dónde están los contenidos, quién tiene las contraseñas de administración, qué pasa con los resultados de la sesión en curso? Esos miedos son legítimos. Se tratan con una lista.

1. Hacer el inventario de lo que realmente tiene#

Antes de elegir nada, abra su plataforma y cuente. Muchos centros descubren en esta etapa que la mitad de los itinerarios no se ha usado desde hace dos años.

Para cada itinerario, anote cuatro cosas: su nombre, su estado (activo, inactivo, por archivar), el lugar donde se encuentra el archivo fuente y quién lo escribió. Añada los cuestionarios, las tareas, los casos prácticos, los recursos depositados y los parámetros de calificación.

2. Recuperar sus datos antes de necesitarlos#

Es la etapa que uno lamenta hacer demasiado tarde. Pida a su proveedor actual, por escrito, qué puede exportar, en qué formato y en cuánto tiempo.

Una referencia útil procede del derecho de las personas (artículo 20 del RGPD, reglamento europeo). En Francia, la CNIL (la autoridad de protección de datos francesa) precisa que los datos portables deben entregarse en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina, como CSV, JSON o XML, y desaconseja las imágenes y los PDF.

Este derecho se refiere a las personas, sus alumnos: para sus propios contenidos y sus resultados de grupo, es su contrato el que manda. Pero el criterio de formato vale también para usted: una exportación de resultados en una tabla utilizable vale más que cien capturas de pantalla.

3. Elegir un calendario que respete las sesiones en curso#

Nuestra opinión tajante: no migre nunca en mitad de una sesión. Un alumno en pleno itinerario que cambia de herramienta pierde sus referencias, y usted pierde el control de sus resultados.

Apunte al hueco entre dos cohortes. Fije tres fechas: aquella en que deja de añadir contenido nuevo en la plataforma antigua, la de la prueba de la nueva con un grupo pequeño y la del cambio. Deje margen. Un calendario que no prevé ningún imprevisto es un calendario falso.

4. Avisar a sus alumnos con palabras de cada día#

A sus alumnos les da igual el nombre de su antiguo o de su nuevo proveedor. Quieren saber tres cosas: qué cambia para ellos, qué no cambia y qué deben hacer.

Envíe un mensaje en dos tiempos. Un primero, dos o tres semanas antes: la fecha, el motivo en una frase, la dirección de conexión. Un segundo, la víspera: el enlace, el procedimiento en pocas líneas, un contacto por si surge algún problema. Recomendamos también una breve página de ayuda a mano, con una captura de la primera conexión.

No prometa que todo será idéntico. Diga qué será más sencillo y sea honesto con el resto.

5. Mantener las dos herramientas en paralelo unas semanas#

Es el periodo de solapamiento. Durante ese tiempo, la plataforma antigua sigue accesible en lectura y la nueva soporta la actividad. Usted comprueba que los resultados están completos, que los certificados salen y que nadie ha perdido el acceso.

Esta etapa sirve también a su proceso de calidad. En Francia, para una formación a distancia, el decreto del 20 de agosto de 2014 retiene tres elementos para establecer la asiduidad: los justificantes de realización de los trabajos solicitados, los datos de seguimiento y asistencia, y las evaluaciones específicas.

Estas trazas deben seguir disponibles tras el cambio, tanto para las sesiones pasadas como para las futuras. Compruébelo antes de cerrar la cuenta antigua, no después. Nuestro artículo sobre las pruebas Qualiopi en e-learning detalla qué hay que conservar para esta certificación francesa.

Los errores que se repiten#

• Migrarlo todo por principio. Una selección vale más que una copia.
• Descubrir los formatos de exportación el último día. Plantee la pregunta desde el principio.
• Olvidar los pequeños ajustes: calificación, derechos de los formadores, plantillas de certificados, notificaciones.
• Avisar a los alumnos la víspera. Abandonan, y usted lo paga en mensajes de asistencia.
• Cortar la herramienta antigua demasiado pronto, antes de haber comparado los resultados.

Sobre la elección de la nueva plataforma, dos criterios vuelven más que los demás: la salida del contrato, que abordamos en ¿Qué es un LMS?, y la forma en que se calcula la licencia, detallada en la comparativa de licencias.

¿Y fuera de Francia?#

La CNIL, el decreto de 2014 y Qualiopi son franceses. El RGPD y el Data Act son europeos, y cada país fija sus propias reglas de seguimiento. En España, lo que cambia para usted: si forma a trabajadores con crédito bonificado, la nueva plataforma debe reproducir los justificantes y el seguimiento que exige la teleformación, y esas trazas deben seguir disponibles durante el plazo de conservación.

Estas reglas cambian: haga validar su caso por un asesor local.

Preguntas frecuentes#

En resumen#

Cambiar de LMS se prepara como una mudanza: se clasifica, se empaquetan los datos, se elige la fecha adecuada, se avisa a los vecinos y se conservan las llaves de la antigua vivienda unas semanas. Empiece por el inventario de sus itinerarios, es la etapa más útil. Después, mire la plataforma Kognisia con esta lista en la mano.

Fuentes#

• CNIL: cómo responder a una solicitud de derecho a la portabilidad, consultado el 13 de octubre de 2026.
• Centre Inffo: FOAD, primer decreto publicado en el Journal officiel (decreto n.º 2014-935 del 20 de agosto de 2014), consultado el 13 de octubre de 2026.
• Unión Europea: RGPD y Data Act, textos del Diario Oficial, consultados el 13 de octubre de 2026.
• Alemania: § 87 BetrVG y § 26 BDSG, consultados el 13 de octubre de 2026.
• España: Real Decreto 694/2017 (BOE) y Ley Orgánica 3/2018 (BOE), consultados el 13 de octubre de 2026.
• Italia: Accordo Stato-Regioni y FAQ del ministerio, consultados el 13 de octubre de 2026.

El equipo de Kognisia
Kognisia diseña una plataforma de aprendizaje en SaaS, con catálogo de formaciones y marca blanca opcionales.