Vendere corsi o formare: due strumenti, due esigenze
Una piattaforma di vendita di corsi vende ai privati, un LMS segue e documenta la formazione di gruppi. Ecco come scegliere in base alla vostra esigenza.
Leggete l'articoloLa vostra piattaforma attuale vi frena. I contratti si appesantiscono, il monitoraggio è difficile da leggere, oppure i discenti si lamentano del telefono. Sapete che bisogna andarsene, ma rimandate: dove sono i contenuti, chi ha le password dell'amministrazione, che ne è dei risultati della sessione in corso? Queste paure sono legittime. Si trattano con una lista.
1. Fare l'inventario di ciò che avete davvero
Prima di scegliere qualsiasi cosa, aprite la vostra piattaforma e contate. Molti enti scoprono a questo punto che metà dei percorsi non viene usata da due anni.
Per ogni percorso annotate quattro cose: il nome, lo stato (attivo, dormiente, da archiviare), il luogo in cui si trova il file sorgente e chi l'ha scritto. Aggiungete i quiz, i compiti, i casi di studio, le risorse caricate e i parametri di valutazione.
2. Recuperare i dati prima di averne bisogno
È il passaggio che si rimpiange di fare troppo tardi. Chiedete al vostro fornitore attuale, per iscritto, che cosa potete esportare, in quale formato e in quanto tempo.
Un riferimento utile viene dal diritto delle persone (articolo 20 del GDPR, regolamento europeo). In Francia, la CNIL (l'autorità francese per la protezione dei dati) precisa che i dati portabili devono essere consegnati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, come CSV, JSON o XML, e sconsiglia immagini e PDF. In Italia l'autorità competente è il Garante per la protezione dei dati personali.
Questo diritto riguarda le persone, i vostri discenti: per i vostri contenuti e i risultati di gruppo fa fede il vostro contratto. Ma il criterio del formato vale anche per voi: un'esportazione dei risultati in una tabella utilizzabile vale più di cento schermate.
| Elemento | Che cosa ottenere | Formato da richiedere |
|---|---|---|
| Contenuti | Testi, video, documenti sorgente | File originali, non solo la visualizzazione |
| Valutazioni | Domande, risposte attese, punteggi | Tabella o file strutturato |
| Risultati | Progressi, punteggi, compiti consegnati | CSV o equivalente |
| Discenti | Elenco, gruppi, date di iscrizione | CSV o equivalente |
| Attestati e tracce | Ciò che avete già rilasciato | File archiviabili |
3. Scegliere un calendario che risparmi le sessioni in corso
Il nostro parere netto: non migrate mai a metà sessione. Un discente nel pieno del percorso che cambia strumento perde i suoi riferimenti, e voi perdete il controllo dei suoi risultati.
Puntate sull'intervallo tra due coorti. Fissate tre date: quella in cui smettete di aggiungere nuovi contenuti sulla vecchia piattaforma, quella del test della nuova con un piccolo gruppo e quella del passaggio. Lasciate un margine. Un calendario che non prevede alcun imprevisto è un calendario falso.
4. Avvisare i discenti, con le parole di tutti i giorni
Ai vostri discenti non importa il nome del vostro vecchio o del vostro nuovo fornitore. Vogliono sapere tre cose: che cosa cambia per loro, che cosa non cambia e che cosa devono fare.
Inviate un messaggio in due tempi. Un primo, due o tre settimane prima: la data, il motivo in una frase, l'indirizzo di accesso. Un secondo, la vigilia: il link, la procedura in poche righe, un contatto in caso di problemi. Consigliamo anche una breve pagina di aiuto da tenere a portata di mano, con una schermata del primo accesso.
Non promettete che tutto sarà identico. Dite che cosa sarà più semplice, e siate onesti sul resto.
5. Tenere i due strumenti in parallelo per qualche settimana
È il periodo di sovrapposizione. In questo tempo la vecchia piattaforma resta accessibile in lettura e la nuova regge l'attività. Verificate che i risultati siano completi, che gli attestati escano, che nessuno abbia perso l'accesso.
Questo passaggio serve anche al vostro percorso qualità. In Francia, per una formazione a distanza, il decreto del 20 agosto 2014 considera tre elementi per stabilire la frequenza: i giustificativi di svolgimento dei lavori richiesti, i dati di monitoraggio e di assistenza, e le valutazioni specifiche.
Queste tracce devono restare disponibili dopo il cambio, per le sessioni passate come per quelle future. Verificatelo prima di chiudere il vecchio account, non dopo. Il nostro articolo sulle prove Qualiopi in e-learning dettaglia che cosa conservare per questa certificazione francese.
Gli errori che si ripetono
- Migrare tutto per principio. Una selezione vale più di una copia.
- Scoprire i formati di esportazione l'ultimo giorno. Ponete la domanda fin dall'inizio.
- Dimenticare le piccole impostazioni: valutazione, diritti dei formatori, modelli di attestato, notifiche.
- Avvisare i discenti la vigilia. Mollano, e lo pagate in messaggi di assistenza.
- Spegnere troppo in fretta il vecchio strumento, prima di aver confrontato i risultati.
Sulla scelta della nuova piattaforma, due criteri tornano più degli altri: l'uscita dal contratto, che affrontiamo in Che cos'è un LMS?, e il modo in cui è calcolata la licenza, dettagliato nel confronto tra licenze.
E fuori dalla Francia?
La CNIL, il decreto del 2014 e Qualiopi sono francesi. Per chi opera in Italia, ciò che cambia quando si migra riguarda due punti: la conservazione delle prove della formazione sicurezza e il tracciamento dei lavoratori con un nuovo strumento. Il GDPR e il Data Act sono europei, e ogni Paese fissa le proprie regole di monitoraggio.
| Paese | Equivalente o regola | Riferimento | Da ricordare |
|---|---|---|---|
| Italia | E-learning in salute e sicurezza | Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, parte IV; FAQ del ministero del 27 marzo 2026 | Il LMS traccia ogni attività (SCORM o equivalente); fascicolo del corso, registro di presenza e verbale della verifica finale conservati dal formatore, il fascicolo per almeno dieci anni: l'esportazione deve contenerli. Il progetto del corso include la scheda tecnica della piattaforma: cambiando LMS, verificatene la coerenza (lettura nostra) |
| Italia | Controllo a distanza dei lavoratori | Statuto dei lavoratori (L. 300/1970), art. 4 | Per gli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza: accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato nazionale del lavoro, salvo strumenti di lavoro e di rilevazione delle presenze; sempre informazione adeguata ai lavoratori. Se un LMS rientri nell'eccezione, da far validare |
| Unione europea | Portabilità e restituzione dei dati | GDPR, art. 20 e art. 28 par. 3 | Formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. A fine prestazione: cancellazione o restituzione dei dati, a scelta del titolare |
| Unione europea | Cambio di fornitore di servizi di trattamento dei dati | Regolamento (UE) 2023/2854 (Data Act), art. 23, 25 e 29 | Applicabile dal 12 settembre 2025: periodo di transizione di 30 giorni al massimo, costi di cambio soppressi il 12 gennaio 2027. Qualificazione di un LMS in SaaS da far validare |
| Germania | Codeterminazione del Betriebsrat | § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; § 26 BDSG | Un nuovo strumento di monitoraggio dei dipendenti si discute con il Betriebsrat (lettura abituale, da confermare). Prudente: aggiornare la Betriebsvereinbarung |
| Spagna | Teleformazione | Real Decreto 694/2017, art. 4 e 18.2 | Piattaforma con monitoraggio continuo e valutazione; giustificativi della formazione agevolata conservati quattro anni (art. 18.2, da confermare). Verificare che il nuovo strumento riproduca queste tracce |
Queste regole cambiano: fate validare il vostro caso da un consulente locale.
Domande frequenti
Quanto tempo prevedere per cambiare piattaforma?
Dipende dal numero di percorsi e dallo stato delle vostre fonti. Per un piccolo catalogo, contate qualche settimana di preparazione e un passaggio tra due coorti. Più avete selezionato, più è breve.
Si possono recuperare i risultati dei propri discenti?
Chiedetelo per iscritto al vostro fornitore attuale, con il formato atteso. Un'esportazione in una tabella utilizzabile è la base. Se vi propongono solo schermate o PDF, insistete.
Bisogna rifare i percorsi nella nuova piattaforma?
Non tutti. I file sorgente (testi, video, documenti) si riprendono. I quiz e l'impaginazione sono spesso da ricostruire, ed è una buona occasione per semplificare.
Che cosa dire ai discenti in corso di sessione?
Se possibile, niente: concludete la sessione sul vecchio strumento. Se dovete passare a metà strada, spiegate che cosa cambia, indicate un contatto e mantenete l'accesso ai loro risultati passati.
In sintesi
Cambiare LMS si prepara come un trasloco: si seleziona, si impacchettano i dati, si sceglie la data giusta, si avvisano i vicini e si tengono le chiavi della vecchia casa per qualche settimana. Cominciate dall'inventario dei vostri percorsi, è il passaggio più utile. Poi guardate la piattaforma Kognisia con questa lista in mano.
Fonti
- CNIL: come rispondere a una richiesta di diritto alla portabilità, consultato il 13 ottobre 2026.
- Centre Inffo: FOAD, primo decreto pubblicato nella Gazzetta ufficiale francese (decreto n. 2014-935 del 20 agosto 2014), consultato il 13 ottobre 2026.
- Unione europea: GDPR e Data Act, testi della Gazzetta ufficiale, consultati il 13 ottobre 2026.
- Germania: § 87 BetrVG e § 26 BDSG, consultati il 13 ottobre 2026.
- Spagna: Real Decreto 694/2017 (BOE), consultato il 13 ottobre 2026.
- Italia: Accordo Stato-Regioni, FAQ del ministero e Statuto dei lavoratori, art. 4 (Normattiva), consultati il 13 ottobre 2026.
Il team Kognisia
Kognisia progetta una piattaforma di apprendimento in SaaS, con catalogo di formazioni e white label opzionale.
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