Cuándo Kognisia no es la buena elección: los casos a conocer
Control del código, venta de cursos al público, volumen muy pequeño: las situaciones en que otra solución le sirve mejor, y aquellas en que Kognisia encaja.
Leer el artículoUna responsable pedagógica recibe dos propuestas para la misma plataforma de formación. La primera muestra un precio anual más bajo. La segunda es más cara, pero habla de «tramos», de «usuarios activos» y de un «alcance estándar». Cierra el expediente sin saber qué contestar, porque los dos documentos no miden lo mismo.
Un LMS en SaaS se alquila: usted paga un derecho de uso, y el proveedor aloja, mantiene y hace evolucionar la herramienta. La licencia es, por tanto, el contrato que describe todo eso. Se lee con seis preguntas.
1. ¿Sobre qué base se calcula la licencia?
Es la pregunta más importante y la que menos se hace. Una licencia puede contar las cuentas creadas, los alumnos que se han conectado en un periodo, los itinerarios o las marcas gestionadas.
Tomemos «alumno activo». Para un proveedor es alguien que se ha conectado al menos una vez en el año. Para otro, alguien que ha seguido un módulo en el mes. Las dos frases parecen idénticas, y la factura no lo es. Exija la definición por escrito. Para profundizar, nuestro artículo sobre el alumno activo vuelve sobre este punto.
En Kognisia, la licencia es anual y se paga por tramos de alumnos activos. Sea cual sea el proveedor, la definición precisa debe figurar negro sobre blanco en el contrato.
2. ¿Qué incluye el alcance?
Una licencia que solo incluye el acceso a la herramienta deja todo lo demás como opción. Enumere lo que necesita y marque después lo que el contrato cubre de verdad.
- el alojamiento, las copias de seguridad y el mantenimiento;
- las evoluciones de la plataforma, y no solo las correcciones;
- la personalización con su marca, que en nuestro caso es una opción, véase la marca blanca;
- el seguimiento del progreso y los paneles de control;
- el soporte, con un plazo de respuesta anunciado.
En Francia, para la formación a distancia, el decreto del 20 de agosto de 2014 retiene tres elementos para establecer la asiduidad: los justificantes de los trabajos solicitados, los datos de seguimiento y asistencia, y las evaluaciones específicas. Compruebe que la licencia le da acceso a esos datos de seguimiento.
Lo que no está incluido acaba como línea adicional en la factura. Más vale saberlo antes de firmar. El detalle de los demás gastos está en cuánto cuesta un LMS.
3. ¿La licencia sigue su actividad?
Su actividad no será la misma en septiembre que en julio. Una sesión de formación se abre, otra termina. Mire qué ocurre cuando supera un tramo y, sobre todo, cuando baja de uno.
Haga tres preguntas precisas. ¿El cambio de tramo es inmediato o se produce en la renovación? ¿Hay un exceso automático, y con qué facturación? ¿Se puede volver a bajar? Un contrato que sube con facilidad pero nunca baja va en un solo sentido.
4. ¿A qué se compromete?
Duración inicial, preaviso de rescisión, renovación tácita. Estas tres líneas suelen colarse en las condiciones generales. Una renovación automática con tres meses de preaviso puede atarle un año más si deja pasar una fecha.
5. ¿Qué recupera al salir?
Es la reversibilidad: poder marcharse sin perder lo que ha construido. Sus contenidos, sus resultados de evaluación, sus pruebas de seguimiento.
El RGPD, el reglamento europeo de protección de datos personales, lo toca directamente. Su artículo 28 impone que el contrato con un encargado del tratamiento prevea, al término de la prestación, la supresión o la devolución de los datos, a elección del responsable del tratamiento. En su caso, usted es ese responsable. Compruebe, pues, el formato de la exportación, el plazo y el precio, si lo hay. Un archivo ilegible no equivale a una devolución.
6. ¿La factura es legible?
Última prueba, la más sencilla: ¿puede explicar a su socio, en dos frases, qué paga y por qué puede subir? Si la respuesta exige una hoja de cálculo y tres correos al proveedor, la licencia es demasiado opaca. Nuestra opinión: una tarifa bien diseñada se entiende sin guía.
Aquí tiene los seis criterios resumidos, para imprimir antes de su próxima reunión.
| Criterio | Qué hay que obtener por escrito | Señal de alerta |
|---|---|---|
| Base de cálculo | Definición del alumno activo | Término nunca definido |
| Alcance | Lista de lo incluido y lo no incluido | «Según las necesidades» |
| Escalabilidad | Reglas de subida y bajada de tramo | Exceso facturado sin tope |
| Compromiso | Duración, preaviso, renovación | Preaviso más largo que el periodo |
| Reversibilidad | Formato, plazo y coste de la exportación | Exportación bajo petición, sin detalle |
| Claridad | Una factura que usted sepa explicar | Líneas con nombres internos |
¿Y fuera de Francia?
Lo que es propio de Francia en este artículo es el decreto del 20 de agosto de 2014 sobre la formación a distancia. Si usted opera en España, lo que cuenta para su licencia es el Real Decreto 694/2017 y la conservación de los justificantes de la formación bonificada. El RGPD es un reglamento europeo, aplicable en los 27 Estados miembros, pero un contrato de licencia sigue sometido al derecho nacional.
| País | Equivalente o regla | Referencia | Qué recordar |
|---|---|---|---|
| España | Teleformación: como máximo un 20 % de presencialidad, plataforma con seguimiento continuo y evaluación. En la formación bonificada, los justificantes deben conservarse cuatro años | Real Decreto 694/2017, art. 4 y art. 18.2 | Compruebe que la licencia le da acceso a los datos de seguimiento, como en Francia, y que podrá exportarlos: es lo que le permitirá justificar la formación aunque cambie de proveedor. |
| Unión Europea | RGPD: contrato con el encargado del tratamiento, supresión o devolución de los datos al término de la prestación. Reglamento de datos: cambio de proveedor de servicios en la nube | Reglamento (UE) 2016/679, art. 28; Reglamento (UE) 2023/2854, arts. 23 y 29 | Gastos de cambio de proveedor suprimidos a 12 de enero de 2027. Un considerando incluye el SaaS en estos servicios: aplicación a un LMS por validar. |
| Alemania | Control de las condiciones generales incluso entre empresas; homologación ZFU para un curso a distancia de pago, mayoritariamente asíncrono, con control de los conocimientos | § 310 Abs. 1 BGB; §§ 7 y 12 FernUSG | Una licencia calcada de un modelo francés no está a salvo de un control de sus cláusulas. Sin homologación ZFU, el contrato de sus clientes es nulo, incluso entre empresas (BGH, 12 de junio de 2025). Derogación prevista a 1 de julio de 2027: proyecto no aprobado. |
| Italia | Formación en salud y seguridad por e-learning: el LMS debe registrar cada actividad, su duración y las evaluaciones | Accordo Stato-Regioni de 17 de abril de 2025, anexo A, parte IV | Regla limitada a la formación en salud y seguridad. |
| Reino Unido | UK GDPR, artículo 28: misma lógica que el RGPD para el contrato de encargo del tratamiento | UK GDPR art. 28 | El contrato debe citar el UK GDPR, no solo el RGPD. |
Estas reglas evolucionan: haga validar su situación por un asesor jurídico local antes de tomar cualquier decisión.
Preguntas frecuentes
¿Por qué una licencia anual en lugar de mensual?
La licencia anual simplifica la gestión y encaja bien con las sesiones de formación, que siguen el calendario de un año. La mensual da más flexibilidad, a costa de una factura que varía. La buena elección depende de la regularidad de su actividad.
¿Qué hacer si mis alumnos superan el tramo?
Lea la cláusula antes de llegar a ese punto. Algunos contratos pasan al tramo siguiente, otros facturan un suplemento por unidad. Pida por escrito cómo funciona.
¿Se puede negociar una licencia SaaS?
A menudo en la duración, el preaviso y las condiciones de salida, más raramente en la base de cálculo. Plantee sus preguntas antes de la firma, no después.
¿Dónde ver los tramos de Kognisia?
Empiece por la página de tarifas. Para un caso concreto, la demostración permite hablar de ello con sus volúmenes.
En resumen
Comparar licencias SaaS consiste en verificar seis puntos: la base de cálculo, el alcance, la escalabilidad, el compromiso, la reversibilidad y la claridad. El precio anunciado viene en último lugar. Su próximo paso: pida a cada proveedor la definición escrita del alumno activo.
Fuentes
- CNIL (autoridad francesa): reglamento europeo de protección de datos, capítulo IV (artículo 28, encargado del tratamiento), consultado el 13 de octubre de 2026.
- Centre Inffo: decreto del 20 de agosto de 2014 sobre la formación abierta o a distancia, consultado el 13 de octubre de 2026.
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículo 28, texto del Diario Oficial de la Unión Europea, consultado el 13 de octubre de 2026.
- Reglamento (UE) 2023/2854 (Reglamento de datos), texto del Diario Oficial de la Unión Europea, consultado el 13 de octubre de 2026.
- Alemania: § 310 BGB, condiciones generales entre empresas, consultado el 13 de octubre de 2026.
- Alemania: ZFU, preguntas frecuentes sobre la homologación y el proyecto de derogación, consultado el 13 de octubre de 2026.
- España: Real Decreto 694/2017, texto del BOE, consultado el 13 de octubre de 2026.
- Italia: Ministerio de Trabajo, Accordo Stato-Regioni de 17 de abril de 2025, anexo, consultado el 13 de octubre de 2026.
- Reino Unido: UK GDPR, artículo 28, consultado el 13 de octubre de 2026.
El equipo de Kognisia
Kognisia diseña una plataforma de aprendizaje en SaaS, con catálogo de formaciones y marca blanca opcionales.
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