Quand Kognisia n'est pas le bon choix : les cas à connaître
Maîtrise du code, vente de cours au public, très petit volume : les situations où une autre solution vous sert mieux, et celles où Kognisia convient.
Lire l'articleUne responsable pédagogique reçoit deux propositions pour la même plateforme de formation. La première affiche un prix annuel plus bas. La seconde est plus chère, mais elle parle de « paliers », d'« utilisateurs actifs » et d'un « périmètre standard ». Elle referme le dossier sans savoir quoi répondre, parce que les deux documents ne mesurent pas la même chose.
Un LMS en SaaS se loue : vous payez un droit d'usage, et le fournisseur héberge, maintient et fait évoluer l'outil. La licence est donc le contrat qui décrit tout cela. Elle se lit avec six questions.
1. Sur quelle base la licence est-elle calculée ?
C'est la question la plus importante, et celle qu'on pose le moins. Une licence peut compter les comptes créés, les apprenants qui se sont connectés dans une période, les parcours ou les marques gérées.
Prenons « apprenant actif ». Pour un fournisseur, c'est quelqu'un qui s'est connecté au moins une fois dans l'année. Pour un autre, quelqu'un qui a suivi un module dans le mois. Les deux phrases semblent identiques, et la facture ne l'est pas. Exigez la définition écrite. Pour aller plus loin, notre article sur l'apprenant actif revient sur ce point.
Chez Kognisia, la licence est annuelle et se règle par palier d'apprenants actifs. Quel que soit le fournisseur, la définition précise doit figurer noir sur blanc dans le contrat.
2. Qu'est-ce qui est inclus dans le périmètre ?
Une licence qui n'inclut que l'accès à l'outil laisse tout le reste en option. Listez ce dont vous avez besoin, puis cochez ce que le contrat couvre vraiment.
- l'hébergement, les sauvegardes et la maintenance ;
- les évolutions de la plateforme, et pas seulement les corrections ;
- la personnalisation à votre marque, qui est une option chez nous, voir la marque blanche ;
- le suivi de la progression et les tableaux de bord ;
- le support, avec un délai de réponse annoncé.
En France, pour la formation à distance, le décret du 20 août 2014 retient trois éléments pour établir l'assiduité : les justificatifs des travaux demandés, les données de suivi et d'assistance, et les évaluations spécifiques. Vérifiez que la licence vous donne bien accès à ces données de suivi.
Ce qui n'est pas inclus finit en ligne supplémentaire sur la facture. Mieux vaut le savoir avant de signer. Le détail des autres postes de dépense se trouve dans combien coûte un LMS.
3. La licence suit-elle votre activité ?
Votre activité ne sera pas la même en septembre qu'en juillet. Une session de formation s'ouvre, une autre se termine. Regardez ce qui se passe quand vous dépassez un palier, et surtout quand vous en descendez.
Posez trois questions précises. Le changement de palier est-il immédiat ou à la reconduction ? Y a-t-il un dépassement automatique, avec quelle facturation ? Peut-on redescendre ? Un contrat qui monte facilement mais ne redescend jamais va dans un seul sens.
4. À quoi vous engagez-vous ?
Durée initiale, préavis de résiliation, reconduction tacite. Ces trois lignes se glissent souvent dans les conditions générales. Une reconduction automatique avec un préavis de trois mois peut vous lier une année de plus si vous manquez une date.
5. Que récupérez-vous à la sortie ?
C'est la réversibilité : pouvoir partir sans perdre ce que vous avez construit. Vos contenus, vos résultats d'évaluation, vos preuves de suivi.
Le RGPD, règlement européen sur les données personnelles, y touche directement. Son article 28 impose que le contrat avec un sous-traitant prévoie, à la fin de la prestation, la suppression ou la restitution des données, au choix du responsable du traitement. Dans votre cas, vous êtes ce responsable. Vérifiez donc le format de l'export, le délai et le prix éventuel. Un fichier illisible ne vaut pas une restitution.
6. La facture est-elle lisible ?
Dernier test, le plus simple : pouvez-vous expliquer à votre associé, en deux phrases, ce que vous payez et pourquoi cela peut monter ? Si la réponse demande un tableur et trois e-mails au fournisseur, la licence est trop opaque. Notre opinion : un tarif bien conçu se comprend sans guide.
Voici les six critères résumés, à imprimer avant votre prochain rendez-vous.
| Critère | Ce qu'il faut obtenir par écrit | Signal d'alerte |
|---|---|---|
| Base de calcul | Définition de l'apprenant actif | Terme jamais défini |
| Périmètre | Liste de l'inclus et du non inclus | « Selon les besoins » |
| Évolutivité | Règles de montée et de descente de palier | Dépassement facturé sans plafond |
| Engagement | Durée, préavis, reconduction | Préavis plus long que la période |
| Réversibilité | Format, délai et coût de l'export | Export sur demande, sans détail |
| Lisibilité | Une facture que vous savez expliquer | Lignes à noms internes |
Et dans les autres pays ?
Ce qui est propre à la France dans cet article, c'est le décret du 20 août 2014 sur la formation à distance. Le RGPD est un règlement européen, applicable dans les 27 États membres, mais un contrat de licence reste soumis au droit national.
| Pays | Équivalent ou règle | Référence | À retenir |
|---|---|---|---|
| Union européenne | RGPD : contrat avec le sous-traitant, suppression ou restitution des données en fin de prestation. Règlement sur les données : changement de fournisseur de services cloud | Règlement (UE) 2016/679, art. 28 ; règlement (UE) 2023/2854, art. 23 et 29 | Frais de changement de fournisseur supprimés au 12 janvier 2027. Un considérant range le SaaS dans ces services : application à un LMS à valider. |
| Allemagne | Contrôle des conditions générales même entre entreprises ; agrément ZFU pour un cours à distance payant, majoritairement asynchrone, avec contrôle des acquis | § 310 Abs. 1 BGB ; §§ 7 et 12 FernUSG | Une licence calquée sur un modèle français n'est pas à l'abri d'un contrôle de ses clauses. Sans agrément ZFU, le contrat de vos clients est nul, même entre entreprises (BGH, 12 juin 2025). Abrogation prévue au 1er juillet 2027 : projet non adopté. |
| Espagne | Téléformation : au plus 20 % de présentiel, plateforme avec suivi continu et évaluation | Real Decreto 694/2017, art. 4 | Vérifiez que la licence donne accès aux données de suivi, comme en France. |
| Italie | Formation santé et sécurité en e-learning : le LMS doit tracer chaque activité, sa durée et les évaluations | Accord Stato-Regioni du 17 avril 2025, annexe A, partie IV | Règle limitée à la formation santé et sécurité. |
| Royaume-Uni | UK GDPR, article 28 : même logique que le RGPD pour le contrat de sous-traitance | UK GDPR art. 28 | Le contrat doit viser le UK GDPR, pas seulement le RGPD. |
Ces règles évoluent : faites valider votre situation par un conseil juridique local avant toute décision.
Questions fréquentes
Pourquoi une licence annuelle plutôt que mensuelle ?
La licence annuelle simplifie la gestion et se prête bien aux sessions de formation, qui suivent le calendrier d'une année. Le mensuel donne plus de souplesse, au prix d'une facture qui varie. Le bon choix dépend de la régularité de votre activité.
Que faire si mes apprenants dépassent le palier ?
Lisez la clause avant d'en arriver là. Certains contrats passent au palier suivant, d'autres facturent un supplément à l'unité. Demandez le fonctionnement par écrit.
Peut-on négocier une licence SaaS ?
Souvent sur la durée, le préavis et les conditions de sortie, plus rarement sur la base de calcul. Posez vos questions avant la signature, pas après.
Où voir les paliers de Kognisia ?
Commencez par la page des tarifs. Pour un cas précis, la démonstration permet d'en parler avec vos volumes.
En résumé
Comparer des licences SaaS revient à vérifier six points : la base de calcul, le périmètre, l'évolutivité, l'engagement, la réversibilité et la lisibilité. Le prix affiché vient en dernier. Votre prochaine étape : demandez à chaque fournisseur la définition écrite de l'apprenant actif.
Sources
- CNIL (autorité française) : règlement européen sur la protection des données, chapitre IV (article 28, sous-traitant), consulté le 13 octobre 2026.
- Centre Inffo : décret du 20 août 2014 sur la formation ouverte ou à distance, consulté le 13 octobre 2026.
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 28, texte du Journal officiel, consulté le 13 octobre 2026.
- Règlement (UE) 2023/2854 (règlement sur les données), texte du Journal officiel, consulté le 13 octobre 2026.
- Allemagne : § 310 BGB, conditions générales entre entreprises, consulté le 13 octobre 2026.
- Allemagne : ZFU, foire aux questions sur l'agrément et le projet d'abrogation, consulté le 13 octobre 2026.
- Espagne : Real Decreto 694/2017, texte du BOE, consulté le 13 octobre 2026.
- Italie : ministère du Travail, Accord Stato-Regioni du 17 avril 2025, annexe, consulté le 13 octobre 2026.
- Royaume-Uni : UK GDPR, article 28, consulté le 13 octobre 2026.
L'équipe Kognisia
Kognisia conçoit une plateforme d'apprentissage en SaaS, avec catalogue de formations et marque blanche en option.
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