Quand Kognisia n'est pas le bon choix : les cas à connaître
Maîtrise du code, vente de cours au public, très petit volume : les situations où une autre solution vous sert mieux, et celles où Kognisia convient.
Lire l'articleVous dirigez un organisme de formation et deux devis sont posés sur votre bureau. L'un annonce un prix par mois, l'autre un forfait annuel. Un troisième vient de loin, avec une ligne « personnalisation » dont personne ne sait ce qu'elle contient. Impossible de dire lequel est le moins cher, parce qu'ils ne comptent pas la même chose.
Nous ne donnons pas ici de fourchette de prix. Elle serait fausse pour la moitié d'entre vous, et nous n'en avons pas de source solide. Nous vous donnons la grille pour lire n'importe quel devis.
Poste 1 : la licence, la ligne que tout le monde voit
C'est l'abonnement qui vous donne accès à la plateforme, hébergée et maintenue par le fournisseur. Son montant dépend d'une base de calcul : le nombre d'utilisateurs créés, le nombre d'apprenants réellement actifs, parfois le nombre de parcours ou de marques.
Cette base compte plus que le tarif lui-même. Deux licences au même prix affiché peuvent donner des factures très différentes dès que votre activité varie d'un mois sur l'autre. Chez Kognisia, la licence est annuelle et suit des paliers d'apprenants actifs. Nous détaillons ces critères dans comment comparer des licences SaaS.
Poste 2 : la mise en route, où le temps coûte plus que l'argent
Importer vos apprenants, paramétrer les rôles, former vos formateurs, choisir les modèles de messages. Certains fournisseurs facturent cette étape, d'autres l'incluent. Dans les deux cas, elle vous coûte aussi du temps interne : quelqu'un de votre équipe va y passer des journées.
Demandez trois choses. Qui fait le paramétrage, vous ou le fournisseur ? Combien de temps faut-il compter avant le premier apprenant connecté ? Et la personnalisation à votre marque est-elle incluse ou en option ? Chez nous, la marque blanche est une option, donc une ligne à part sur le devis.
Poste 3 : les contenus, souvent le plus lourd
Un LMS vide ne forme personne. Vos cours, il faut les produire, ou les acheter. Produire un module de 20 minutes avec son quiz et sa consigne prend des heures, et vous en avez peut-être cent à faire.
C'est pourquoi ce poste peut dépasser la licence, surtout la première année. Deux voies existent : déposer vos propres contenus, ou partir d'un catalogue de formations prêt à l'emploi, proposé chez Kognisia en option sous forme de cursus complets, de blocs ou de modules. Aucune des deux n'est meilleure. Cela dépend de ce que vous savez déjà faire mieux que les autres.
Poste 4 : le support et les évolutions
C'est le poste que l'on découvre en dernier, au premier problème. Qui répond quand un apprenant ne parvient pas à se connecter ? En combien de temps ? Les nouvelles fonctions sont-elles comprises dans la licence, ou facturées à part ?
Les règles changent aussi. Le référentiel Qualiopi, certification française des organismes de formation, passe de 32 à 33 indicateurs au 1er novembre 2026, et l'indicateur 19, sur la formation à distance, précise que l'organisme doit pouvoir prouver que les apprenants ont réellement suivi l'action. Un outil dont les évolutions sont incluses s'adapte sans que vous payiez une seconde fois. Un outil figé vous oblige à bricoler des preuves à côté.
Pensez aussi à la sortie. L'article 28 du RGPD, règlement européen, veut que le contrat avec un sous-traitant prévoie, à la fin de la prestation, la suppression ou la restitution des données, au choix du client. Faites écrire dans quel format et à quel prix : un export payant est un coût de plus.
Le tableau pour comparer deux devis
| Poste | Ce que le devis doit préciser | La question qui tranche |
|---|---|---|
| Licence | Base de calcul, durée, reconduction | Que se passe-t-il si mes apprenants doublent en un trimestre ? |
| Mise en route | Qui paramètre, en combien de temps | Quel travail reste à ma charge ? |
| Contenus | Vos contenus, catalogue, production | Qui écrit les premiers parcours, et en combien d'heures ? |
| Support et évolutions | Délais de réponse, mises à jour incluses | Une évolution réglementaire est-elle facturée ? |
Comment décider sans se tromper
Posez les quatre postes sur une feuille, avec une colonne par fournisseur, et remplissez-la sur douze mois. Les cases vides sont des questions à poser, pas des zéros. Regardez ensuite la page des tarifs et, si votre catalogue est à construire, le temps qu'il vous faudra vraiment.
Notre avis : n'écartez pas un devis à cause de sa licence. Écartez-le quand vous ne pouvez pas expliquer, en deux phrases, à quoi vous servira chaque ligne.
Et dans les autres pays ?
Qualiopi est français. Le RGPD et le Data Act sont européens ; la TVA et les financements de la formation dépendent de chaque pays.
| Pays | Équivalent ou règle | Référence | À retenir |
|---|---|---|---|
| Union européenne | Frais de changement de fournisseur | Règlement (UE) 2023/2854 (Data Act), art. 29 et 50 | Frais limités aux coûts directs jusqu'au 12 janvier 2027, supprimés ensuite. Le SaaS est cité dans un considérant ; qualification d'un LMS à faire valider |
| Allemagne | TVA de la formation | § 4 Nr. 21 UStG | Exonération réservée aux établissements reconnus ; le formulaire du Baden-Württemberg exclut les cours enregistrés en streaming. Autres Länder non vérifiés : conseil fiscal |
| Espagne | Crédit de formation bonifié ; TVA | Ley 30/2015, art. 9 ; Ley 37/1992, art. 20.Uno.9º | Crédit annuel appliqué en bonification des cotisations sociales, au plus tard sur le recibo de décembre 2026 (date à confirmer). Exonération pour l'enseignement par une entité autorisée ; licence logicielle à faire valider |
| Italie | TVA de la formation | DPR 633/1972, art. 10 n. 20 ; D.Lgs. 10/2026 | Exonération des prestations didactiques jusqu'au 31 décembre 2026 ; le Testo unico IVA devient opérationnel le 1er janvier 2027 et change les renvois sur les factures. Licence : à faire valider |
| Royaume-Uni | Apprenticeship levy (Angleterre) | gov.uk, Pay the Apprenticeship Levy ; fiche Growth and Skills Levy du 2 septembre 2026 | 0,5 % de la masse salariale au-dessus de 3 millions de livres, franchise de 15 000 livres. Depuis le 1er août 2026 : cofinancement à 25 % pour les 25 ans et plus |
Ces règles changent : faites valider votre cas par un conseil local.
Questions fréquentes
Existe-t-il un LMS gratuit ?
Des logiciels libres existent, et leur licence ne coûte rien. L'hébergement, la maintenance, les mises à jour et le support restent à votre charge, ou à celle d'un prestataire. Le coût n'a pas disparu, il a changé de poste.
La licence est-elle toujours calculée par apprenant ?
Non. Certaines licences comptent les utilisateurs créés, d'autres les apprenants actifs, d'autres encore des forfaits. Demandez la définition écrite avant de comparer.
Combien de temps pour être opérationnel ?
Cela dépend surtout de vos contenus, pas de l'outil. Si vos supports existent, un premier parcours se construit en quelques jours. Si tout est à écrire, comptez des semaines.
Comment savoir si le LMS sera rentable pour moi ?
Comparez le temps que vous passez aujourd'hui à suivre et relancer vos apprenants avec ce que le LMS en reprendrait. Le calculateur de ROI donne une première estimation, à confronter à votre réalité.
En résumé
Un LMS coûte quatre choses : une licence, une mise en route, des contenus, et du support avec des évolutions. Comparez-les sur douze mois, à nombre d'apprenants égal, et exigez ce qui est inclus ligne par ligne. Votre prochaine étape : reprenez vos devis en cours et remplissez le tableau.
Sources
- CNFCE : Qualiopi, ce qui change au 1er novembre 2026, consulté le 13 octobre 2026.
- CNIL : règlement européen sur la protection des données, chapitre IV (article 28, sous-traitant), consulté le 13 octobre 2026.
- Union européenne : Data Act, texte du Journal officiel, consulté le 13 octobre 2026.
- Allemagne : § 4 UStG, consulté le 13 octobre 2026.
- Espagne : Ley 30/2015 (BOE), Ley 37/1992 (BOE) et guide Fundae des bonifications, consultés le 13 octobre 2026.
- Italie : DPR 633/1972, art. 10 et D.Lgs. 10/2026, consultés le 13 octobre 2026.
- Royaume-Uni : Pay the Apprenticeship Levy et fiche Growth and Skills Levy, consultés le 13 octobre 2026.
L'équipe Kognisia
Kognisia conçoit une plateforme d'apprentissage en SaaS, avec catalogue de formations et marque blanche en option.
Kognisia conçoit une plateforme d'apprentissage en SaaS, avec catalogue de formations et marque blanche en option.