Wann Kognisia nicht die richtige Wahl ist: die Fälle
Kontrolle über den Code, Kursverkauf an die Öffentlichkeit, sehr kleines Volumen: wann eine andere Lösung besser dient und wann Kognisia passt.
Artikel lesenSie leiten einen Bildungsanbieter, und zwei Angebote liegen auf Ihrem Schreibtisch. Das eine nennt einen Monatspreis, das andere eine Jahrespauschale. Ein drittes kommt aus der Ferne, mit einer Zeile „Anpassung“, von der niemand weiß, was sie enthält. Es ist unmöglich zu sagen, welches das günstigste ist, weil sie nicht dasselbe zählen.
Wir geben hier keine Preisspanne an. Sie wäre für die Hälfte von Ihnen falsch, und wir haben keine belastbare Quelle dafür. Wir geben Ihnen das Raster, mit dem Sie jedes Angebot lesen können.
Block 1: die Lizenz, die Zeile, die alle sehen
Das ist das Abonnement, das Ihnen Zugang zu der Plattform gibt, die der Anbieter hostet und wartet. Ihre Höhe hängt von einer Berechnungsgrundlage ab: der Zahl der angelegten Nutzenden, der Zahl der tatsächlich aktiven Lernenden, manchmal der Zahl der Lernpfade oder Marken.
Diese Grundlage zählt mehr als der Tarif selbst. Zwei Lizenzen zum selben ausgewiesenen Preis können sehr unterschiedliche Rechnungen ergeben, sobald Ihre Aktivität von Monat zu Monat schwankt. Bei Kognisia ist die Lizenz jährlich und folgt Stufen aktiver Lernender. Diese Kriterien erläutern wir in So vergleichen Sie SaaS-Lizenzen.
Block 2: die Einrichtung, bei der Zeit mehr kostet als Geld
Ihre Lernenden importieren, Rollen konfigurieren, Ihre Trainerinnen und Trainer schulen, Nachrichtenvorlagen auswählen. Manche Anbieter berechnen diesen Schritt, andere schließen ihn ein. In beiden Fällen kostet er Sie auch interne Zeit: Jemand aus Ihrem Team wird Tage damit verbringen.
Fragen Sie drei Dinge. Wer nimmt die Konfiguration vor, Sie oder der Anbieter? Wie viel Zeit ist bis zur ersten angemeldeten lernenden Person einzuplanen? Und ist die Anpassung an Ihre Marke enthalten oder optional? Bei uns ist White-Label eine Option, also eine eigene Zeile im Angebot.
Block 3: die Inhalte, oft der schwerste Block
Ein leeres LMS bildet niemanden weiter. Ihre Kurse müssen Sie herstellen oder kaufen. Ein Modul von 20 Minuten mit Quiz und Arbeitsauftrag zu produzieren, dauert Stunden, und vielleicht haben Sie hundert davon zu erstellen.
Deshalb kann dieser Block die Lizenz übersteigen, vor allem im ersten Jahr. Es gibt zwei Wege: Ihre eigenen Inhalte hochladen oder von einem fertigen Weiterbildungskatalog ausgehen, den Kognisia als Option in Form kompletter Lehrgänge, Blöcke oder Module anbietet. Keiner der beiden ist besser. Es hängt davon ab, was Sie bereits besser können als andere.
Block 4: Support und Weiterentwicklung
Das ist der Block, den man zuletzt entdeckt, beim ersten Problem. Wer antwortet, wenn eine lernende Person sich nicht anmelden kann? Wie schnell? Sind neue Funktionen in der Lizenz enthalten oder werden sie gesondert berechnet?
Auch die Regeln ändern sich. Der Qualiopi-Referenzrahmen, die französische Zertifizierung für Bildungsanbieter, wechselt zum 1. November 2026 von 32 auf 33 Indikatoren, und Indikator 19 zur Weiterbildung auf Distanz stellt klar, dass der Anbieter nachweisen können muss, dass die Lernenden die Maßnahme tatsächlich absolviert haben. Ein Werkzeug mit inbegriffenen Weiterentwicklungen passt sich an, ohne dass Sie ein zweites Mal zahlen. Ein starres Werkzeug zwingt Sie, Nachweise nebenher zusammenzubasteln.
Denken Sie auch an den Ausstieg. Artikel 28 DSGVO, die europäische Verordnung, verlangt, dass der Vertrag mit einem Auftragsverarbeiter am Ende der Leistung die Löschung oder die Rückgabe der Daten vorsieht, nach Wahl des Kunden. Lassen Sie festschreiben, in welchem Format und zu welchem Preis: Ein kostenpflichtiger Export ist ein weiterer Kostenpunkt.
Die Tabelle zum Vergleich zweier Angebote
| Block | Was das Angebot festlegen muss | Die entscheidende Frage |
|---|---|---|
| Lizenz | Berechnungsgrundlage, Laufzeit, Verlängerung | Was passiert, wenn sich meine Lernenden binnen eines Quartals verdoppeln? |
| Einrichtung | Wer konfiguriert, in welcher Zeit | Welche Arbeit bleibt bei mir? |
| Inhalte | Ihre Inhalte, Katalog, Produktion | Wer schreibt die ersten Lernpfade, und in wie vielen Stunden? |
| Support und Weiterentwicklung | Antwortzeiten, inbegriffene Aktualisierungen | Wird eine regulatorische Änderung gesondert berechnet? |
Wie Sie entscheiden, ohne sich zu täuschen
Legen Sie die vier Blöcke auf ein Blatt, eine Spalte je Anbieter, und füllen Sie es über zwölf Monate aus. Leere Felder sind Fragen, die Sie stellen müssen, keine Nullen. Sehen Sie sich dann die Preisseite an und, wenn Ihr Katalog erst entstehen muss, die Zeit, die Sie dafür wirklich brauchen.
Unsere Meinung: Verwerfen Sie ein Angebot nicht wegen seiner Lizenz. Verwerfen Sie es, wenn Sie in zwei Sätzen nicht erklären können, wofür Sie jede Zeile brauchen.
Und außerhalb Frankreichs?
Für Sie in Deutschland spielen bei den Kosten vor allem zwei Regeln hinein: die Umsatzsteuer auf Bildungsleistungen und die E-Rechnung, die die Abrechnung von Lizenzen betrifft. Qualiopi ist französisch. DSGVO und Data Act sind europäisch; Mehrwertsteuer und Weiterbildungsförderung hängen vom jeweiligen Land ab.
| Land | Entsprechung oder Regel | Fundstelle | Wichtig zu wissen |
|---|---|---|---|
| Deutschland (Umsatzsteuer) | Umsatzsteuerbefreiung von Bildungsleistungen | § 4 Nr. 21 UStG | Befreit sind Leistungen anerkannter Einrichtungen (Ersatzschulen oder mit Bescheinigung der Landesbehörde); über die Befreiung entscheidet letztlich das Finanzamt. Das Formular der Regierungspräsidien in Baden-Württemberg (Stand 01/2025) schließt aufgezeichnete Streaming-Angebote aus, ebenso Online-Übungen und Prüfungen mit automatisch erzeugtem Feedback. Praxis der anderen Länder nicht geprüft: Steuerberatung einholen |
| Deutschland (E-Rechnung) | Elektronische Rechnung zwischen Unternehmen | BMF-FAQ zur E-Rechnung | Empfang seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen. Ausstellung: bis 31. Dezember 2026 weiter als „sonstige Rechnung“ möglich (Papier, oder PDF per E-Mail mit Einverständnis), bis 31. Dezember 2027 bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR. Pflicht damit spätestens ab 1. Januar 2027 (Umsatz über 800.000 EUR) oder 1. Januar 2028, bei Umsätzen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Betrifft die Abrechnung der SaaS-Lizenz, nicht die Lernenden |
| Europäische Union | Wechselentgelte beim Anbieterwechsel | Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), Art. 29 und 50 | Entgelte auf die direkten Kosten begrenzt bis zum 12. Januar 2027, danach abgeschafft. SaaS wird in einem Erwägungsgrund genannt; die Einordnung eines LMS sollte geprüft werden |
| Spanien | Bonifiziertes Weiterbildungsguthaben; Mehrwertsteuer | Ley 30/2015, Art. 9; Ley 37/1992, Art. 20.Uno.9º | Jahresguthaben, das als Bonifikation auf die Sozialbeiträge angerechnet wird, spätestens auf dem Beleg („recibo“) vom Dezember 2026 (Datum zu bestätigen). Befreiung für Unterricht durch eine zugelassene Einrichtung; Softwarelizenz prüfen lassen |
| Italien | Mehrwertsteuer auf Weiterbildung | DPR 633/1972, Art. 10 Nr. 20; D.Lgs. 10/2026 | Befreiung der Unterrichtsleistungen bis zum 31. Dezember 2026; das Testo unico IVA wird am 1. Januar 2027 wirksam und ändert die Verweise auf den Rechnungen. Lizenz: prüfen lassen |
| Vereinigtes Königreich | Apprenticeship Levy (England) | gov.uk, Pay the Apprenticeship Levy; Merkblatt Growth and Skills Levy vom 2. September 2026 | 0,5 % der Lohnsumme über 3 Millionen Pfund, Freibetrag 15.000 Pfund. Seit dem 1. August 2026: 25 % Mitfinanzierung für ab 25-Jährige |
Diese Regeln ändern sich: Lassen Sie Ihren Fall von einer lokalen Fachperson prüfen.
Häufige Fragen
Gibt es ein kostenloses LMS?
Es gibt freie Software, deren Lizenz nichts kostet. Hosting, Wartung, Aktualisierungen und Support bleiben bei Ihnen oder bei einem Dienstleister. Die Kosten sind nicht verschwunden, sie haben den Block gewechselt.
Wird die Lizenz immer pro Lernendem berechnet?
Nein. Manche Lizenzen zählen angelegte Nutzende, andere aktive Lernende, wieder andere Pauschalen. Lassen Sie sich die Definition schriftlich geben, bevor Sie vergleichen.
Wie lange dauert es, bis es einsatzbereit ist?
Das hängt vor allem von Ihren Inhalten ab, nicht vom Werkzeug. Existieren Ihre Unterlagen, ist ein erster Lernpfad in einigen Tagen gebaut. Muss alles geschrieben werden, rechnen Sie mit Wochen.
Woran erkenne ich, ob sich das LMS für mich rechnet?
Vergleichen Sie die Zeit, die Sie heute mit Verfolgen und Erinnern Ihrer Lernenden verbringen, mit dem, was das LMS davon übernähme. Der ROI-Rechner liefert eine erste Schätzung, die Sie an Ihrer Realität prüfen sollten.
Zusammenfassung
Ein LMS kostet vier Dinge: eine Lizenz, eine Einrichtung, Inhalte, und Support mit Weiterentwicklungen. Vergleichen Sie sie über zwölf Monate, bei gleicher Zahl Lernender, und verlangen Sie Zeile für Zeile, was inbegriffen ist. Ihr nächster Schritt: Nehmen Sie Ihre laufenden Angebote und füllen Sie die Tabelle aus.
Quellen
- CNFCE: Qualiopi, was sich zum 1. November 2026 ändert, abgerufen am 13. Oktober 2026.
- CNIL: Europäische Datenschutzverordnung, Kapitel IV (Artikel 28, Auftragsverarbeiter), abgerufen am 13. Oktober 2026.
- Europäische Union: Data Act, Text des Amtsblatts, abgerufen am 13. Oktober 2026.
- Deutschland: § 4 UStG, Antrag auf Umsatzsteuerbefreiung der Regierungspräsidien Baden-Württemberg, FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung, § 7 FernUSG, BGH, Urteil vom 12. Juni 2025, III ZR 109/24, FAQ der ZFU und Referentenentwurf zur Aufhebung des FernUSG, abgerufen am 13. Oktober 2026.
- Spanien: Ley 30/2015 (BOE), Ley 37/1992 (BOE) und Fundae-Leitfaden zu den Bonifikationen, abgerufen am 13. Oktober 2026.
- Italien: DPR 633/1972, Art. 10 und D.Lgs. 10/2026, abgerufen am 13. Oktober 2026.
- Vereinigtes Königreich: Pay the Apprenticeship Levy und Merkblatt Growth and Skills Levy, abgerufen am 13. Oktober 2026.
Das Kognisia-Team
Kognisia entwickelt eine Lernplattform als SaaS, mit Weiterbildungskatalog und optionalem White-Label.
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