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Lizenzen und SaaS9 Min. LesezeitRechtsrahmen : Frankreich, Europäische Union, Deutschland

SaaS-Lizenz für ein LMS: 6 Kriterien für den Vergleich

Bemessungsgrundlage, Umfang, Skalierbarkeit, Bindung, Ausstieg, Verständlichkeit: sechs Kriterien, um SaaS-Lizenzen eines LMS sicher zu vergleichen.

Eine Bildungsverantwortliche erhält zwei Angebote für dieselbe Weiterbildungsplattform. Das erste zeigt einen niedrigeren Jahrespreis. Das zweite ist teurer, spricht aber von „Stufen“, „aktiven Nutzern“ und einem „Standardumfang“. Sie klappt die Unterlagen zu, ohne zu wissen, was sie antworten soll, weil die beiden Dokumente nicht dasselbe messen.

Ein LMS als SaaS wird gemietet: Sie zahlen ein Nutzungsrecht, und der Anbieter hostet, wartet und entwickelt das Werkzeug weiter. Die Lizenz ist also der Vertrag, der all das beschreibt. Sie lesen sie mit sechs Fragen.

1. Nach welcher Grundlage wird die Lizenz berechnet?

Das ist die wichtigste Frage und die, die am seltensten gestellt wird. Eine Lizenz kann angelegte Konten zählen, Lernende, die sich in einem Zeitraum angemeldet haben, Lernpfade oder verwaltete Marken.

Nehmen wir „aktive Lernende“. Für einen Anbieter ist das jemand, der sich im Jahr mindestens einmal angemeldet hat. Für einen anderen jemand, der im Monat ein Modul absolviert hat. Die beiden Sätze scheinen identisch, die Rechnung ist es nicht. Verlangen Sie die schriftliche Definition. Mehr dazu in unserem Artikel zum aktiven Lernenden.

Bei Kognisia ist die Lizenz jährlich und wird nach Stufen aktiver Lernender bezahlt. Bei jedem Anbieter muss die genaue Definition schwarz auf weiß im Vertrag stehen.

2. Was ist im Umfang enthalten?

Eine Lizenz, die nur den Zugang zum Werkzeug enthält, lässt alles andere optional. Listen Sie auf, was Sie brauchen, und haken Sie dann ab, was der Vertrag wirklich abdeckt.

  • Hosting, Sicherungen und Wartung;
  • Weiterentwicklungen der Plattform, nicht nur Fehlerbehebungen;
  • die Anpassung an Ihre Marke, die bei uns eine Option ist, siehe White Label;
  • Fortschrittsverfolgung und Dashboards;
  • Support, mit angekündigter Antwortzeit.

In Frankreich nennt das Dekret vom 20. August 2014 für die Fernweiterbildung drei Elemente, um die Teilnahme zu belegen: die Belege für die verlangten Arbeiten, die Verfolgungs- und Betreuungsdaten und die spezifischen Bewertungen. Prüfen Sie, dass Ihnen die Lizenz tatsächlich Zugriff auf diese Verfolgungsdaten gibt.

Was nicht enthalten ist, landet als Zusatzzeile auf der Rechnung. Das weiß man besser vor der Unterschrift. Die übrigen Kostenpunkte finden Sie in Was kostet ein LMS.

3. Folgt die Lizenz Ihrer Tätigkeit?

Ihre Tätigkeit ist im September nicht dieselbe wie im Juli. Eine Weiterbildungssitzung öffnet, eine andere endet. Schauen Sie, was passiert, wenn Sie eine Stufe überschreiten, und vor allem, wenn Sie eine hinuntergehen.

Stellen Sie drei präzise Fragen. Erfolgt der Stufenwechsel sofort oder bei der Verlängerung? Gibt es eine automatische Überschreitung, mit welcher Abrechnung? Kann man wieder herunter? Ein Vertrag, der leicht nach oben geht, aber nie nach unten, läuft nur in eine Richtung.

4. Wozu verpflichten Sie sich?

Anfangslaufzeit, Kündigungsfrist, stillschweigende Verlängerung. Diese drei Zeilen rutschen oft in die allgemeinen Geschäftsbedingungen. Eine automatische Verlängerung mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten kann Sie ein weiteres Jahr binden, wenn Sie einen Termin verpassen.

5. Was bekommen Sie beim Ausstieg zurück?

Das ist die Umkehrbarkeit: gehen zu können, ohne zu verlieren, was Sie aufgebaut haben. Ihre Inhalte, Ihre Bewertungsergebnisse, Ihre Verfolgungsnachweise.

Die DSGVO, die europäische Verordnung zu personenbezogenen Daten, berührt das unmittelbar. Ihr Artikel 28 verlangt, dass der Vertrag mit einem Auftragsverarbeiter am Ende der Leistung die Löschung oder Rückgabe der Daten vorsieht, nach Wahl des Verantwortlichen. In Ihrem Fall sind Sie dieser Verantwortliche. Prüfen Sie also Format des Exports, Frist und gegebenenfalls Preis. Eine unlesbare Datei ist keine Rückgabe.

6. Ist die Rechnung verständlich?

Der letzte und einfachste Test: Können Sie Ihrer Geschäftspartnerin oder Ihrem Geschäftspartner in zwei Sätzen erklären, was Sie zahlen und warum es steigen kann? Wenn die Antwort eine Tabelle und drei E-Mails an den Anbieter verlangt, ist die Lizenz zu undurchsichtig. Unsere Meinung: Ein gut gebauter Tarif versteht sich ohne Anleitung.

Hier die sechs Kriterien zusammengefasst, zum Ausdrucken vor Ihrem nächsten Termin.

KriteriumWas Sie schriftlich bekommen solltenWarnsignal
BemessungsgrundlageDefinition des aktiven LernendenBegriff nie definiert
UmfangListe des Enthaltenen und Nicht-Enthaltenen„Je nach Bedarf“
SkalierbarkeitRegeln für Stufenwechsel nach oben und untenÜberschreitung ohne Obergrenze berechnet
BindungLaufzeit, Frist, VerlängerungFrist länger als der Zeitraum
UmkehrbarkeitFormat, Frist und Kosten des ExportsExport auf Anfrage, ohne Details
VerständlichkeitEine Rechnung, die Sie erklären könnenZeilen mit internen Bezeichnungen

Und außerhalb Frankreichs?

Französisch ist in diesem Artikel das Dekret vom 20. August 2014 zur Fernweiterbildung. Die DSGVO ist eine europäische Verordnung, die in den 27 Mitgliedstaaten gilt, aber ein Lizenzvertrag unterliegt weiterhin dem nationalen Recht. Für Sie in Deutschland bedeutet das vor allem zwei Dinge: Die Lizenzbedingungen unterliegen auch im B2B der AGB-Kontrolle, und was Ihre Kunden mit der Plattform verkaufen, kann unter das FernUSG fallen.

LandÄquivalent oder RegelReferenzZu beachten
DeutschlandKontrolle allgemeiner Geschäftsbedingungen auch zwischen Unternehmen; ZFU-Zulassung für einen kostenpflichtigen Fernkurs, überwiegend asynchron, mit Lernerfolgskontrolle§ 310 Abs. 1 BGB; §§ 2, 7 und 12 FernUSGEine Lizenz nach französischem Muster ist nicht davor sicher, dass ihre Klauseln geprüft werden (Haftung, Laufzeit, Kündigung). Die Einordnung des SaaS-Vertrags (Miete, Dienstvertrag) ist nicht geklärt. Ohne ZFU-Zulassung ist der Vertrag Ihrer Kunden nichtig, auch zwischen Unternehmen (BGH, 12. Juni 2025); Vorauszahlungen und Raten über drei Monate hinaus sind in diesem Rahmen ausgeschlossen (§ 2 Abs. 2 FernUSG), was die Zahlungsmodelle Ihrer Kunden berührt. Die Abschaffung zum 1. Juli 2027 ist nur ein Entwurf, nicht verabschiedet.
DeutschlandElektronische Rechnung im B2BFAQ E-Rechnung des BundesfinanzministeriumsEmpfang verpflichtend seit dem 1. Januar 2025; Ausstellung spätestens ab dem 1. Januar 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) oder dem 1. Januar 2028. Betrifft die Rechnungsstellung von Lizenzen an Kunden in Deutschland.
Europäische UnionDSGVO: Vertrag mit dem Auftragsverarbeiter, Löschung oder Rückgabe der Daten am Ende der Leistung. Datenverordnung: Wechsel des Anbieters von Cloud-DienstenVerordnung (EU) 2016/679, Art. 28; Verordnung (EU) 2023/2854, Art. 23 und 29Gebühren für den Anbieterwechsel entfallen am 12. Januar 2027. Ein Erwägungsgrund ordnet SaaS diesen Diensten zu: Anwendung auf ein LMS zu prüfen.
SpanienTeleformación: höchstens 20 % Präsenz, Plattform mit kontinuierlicher Verfolgung und BewertungReal Decreto 694/2017, Art. 4Prüfen Sie, dass die Lizenz Zugriff auf die Verfolgungsdaten gibt, wie in Frankreich.
ItalienSicherheitsunterweisung per E-Learning: Das LMS muss jede Aktivität, ihre Dauer und die Bewertungen nachverfolgenAccordo Stato-Regioni vom 17. April 2025, Anhang A, Teil IVRegel beschränkt auf Weiterbildung zu Gesundheit und Sicherheit.
Vereinigtes KönigreichUK GDPR, Artikel 28: gleiche Logik wie die DSGVO für den AuftragsverarbeitungsvertragUK GDPR, Art. 28Der Vertrag muss sich auf die UK GDPR beziehen, nicht nur auf die DSGVO.

Diese Regeln entwickeln sich weiter: Lassen Sie Ihre Situation von einer Rechtsberatung vor Ort prüfen, bevor Sie entscheiden.

Häufig gestellte Fragen

Warum eine Jahreslizenz statt einer monatlichen?

Die Jahreslizenz vereinfacht die Verwaltung und passt gut zu Weiterbildungssitzungen, die dem Kalender eines Jahres folgen. Die monatliche Lizenz bietet mehr Flexibilität, um den Preis einer schwankenden Rechnung. Die richtige Wahl hängt von der Regelmäßigkeit Ihrer Tätigkeit ab.

Was tun, wenn meine Lernenden die Stufe überschreiten?

Lesen Sie die Klausel, bevor es so weit kommt. Manche Verträge wechseln in die nächste Stufe, andere berechnen einen Aufschlag pro Einheit. Lassen Sie sich die Funktionsweise schriftlich geben.

Kann man eine SaaS-Lizenz verhandeln?

Oft bei Laufzeit, Frist und Ausstiegsbedingungen, seltener bei der Bemessungsgrundlage. Stellen Sie Ihre Fragen vor der Unterschrift, nicht danach.

Wo sehe ich die Stufen von Kognisia?

Beginnen Sie mit der Seite zu den Preisen. Für einen konkreten Fall können Sie in der Demo mit Ihren Mengen darüber sprechen.

Zusammenfassung

SaaS-Lizenzen zu vergleichen heißt, sechs Punkte zu prüfen: Bemessungsgrundlage, Umfang, Skalierbarkeit, Bindung, Umkehrbarkeit und Verständlichkeit. Der ausgewiesene Preis kommt zuletzt. Nächster Schritt: Fragen Sie jeden Anbieter nach der schriftlichen Definition des aktiven Lernenden.

Quellen

Das Kognisia-Team
Kognisia entwickelt eine Lernplattform als SaaS, mit Weiterbildungskatalog und optionalem White-Label.

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