Die wahren Kosten eines selbst gehosteten LMS: 6 Posten

Sie haben ein LMS gefunden, dessen Code sich frei herunterladen lässt. Die Finanzleitung fragt: „Das kostet also nichts?“ Sie zögern, denn Sie wissen, dass jemand den Server installieren, überwachen und aktualisieren muss und am Montagmorgen den Lernenden antwortet. Dieser Jemand hat ein Gehalt oder schreibt eine Rechnung.

Dieser Artikel gibt Ihnen die Methode, Ihrer Finanzleitung mit Ihren eigenen Zahlen zu antworten. Er gehört zu unserer Reihe von Vergleichen zwischen Lösungsfamilien.

Eine freie Lizenz gibt Ihnen das Recht, die Software zu nutzen und zu verändern. Über den Aufwand, sie zu betreiben, sagt sie nichts. Ein Online-LMS bündelt diese Aufgaben in einem Abonnement. Beim Selbsthosting verteilen sie sich auf Ihr Team, Ihren Hoster und einen oder mehrere Dienstleister.

Die Kosten sind also nicht verschwunden, sie haben die Zeile gewechselt. Manche sind Rechnungen, andere sind Arbeitsstunden, die niemand notiert. Diese vergisst man am häufigsten.

Die sechs Posten#

1. Server und Sicherungen. Ein Hoster, Speicherplatz, eine Domain, ein Zertifikat. Sicherungen verdienen eine eigene Zeile. Die ANSSI, die französische Cybersicherheitsbehörde, empfiehlt in ihrem Leitfaden zur Datensicherung eine Offline-Kopie oder zumindest eine Kopie außerhalb des Standorts sowie ein schriftliches Wiederherstellungsverfahren. Eine Sicherung, die nie testweise wiederhergestellt wurde, bleibt eine Annahme.

2. Sicherheit und Updates. Die Dokumentation eines großen Open-Source-LMS beschreibt das aktuelle Halten der Software als verbindliche Sicherheitsmaßnahme. Jede korrigierte Version ist ein Eingriff: Sicherung, Test, Einspielen, Prüfung der Zusatzmodule. Rechnen Sie mit Tagen pro Jahr, nicht mit Minuten.

3. Anpassung. Ihr Erscheinungsbild, Ihre Rollen, Ihre Berichte, eine Anbindung an Ihre Verwaltungssoftware. Jede Sonderentwicklung muss bei jedem Versionssprung neu geprüft werden. Diese Zeile wächst mit der Zeit am stärksten.

4. Administration. Konten anlegen, Gruppen importieren, Sitzungen öffnen und schließen, Rechte korrigieren. In einem kleinen Anbieter heißt diese Person „der, der sich auskennt“, und seine übrigen Aufgaben warten.

5. Support. Wer antwortet der Lernenden, die sich nicht anmelden kann? Zu welcher Uhrzeit? Abends, am Wochenende? Ohne Supportvertrag lautet die Antwort „Sie“.

6. Interne Zeit. Steuerung, Schulung der Trainer, Termine mit dem Dienstleister, Beobachtung des Marktes. Diese Zeit steht auf keinem Angebot und ist oft der größte Posten.

Die Rechenmethode über drei Jahre#

Drei Jahre, weil man sich selten für kürzere Zeit für ein LMS entscheidet und weil Versionssprünge und Personalwechsel in diesem Zeitraum auftreten. Die Methode besteht aus vier Schritten.

1. Listen Sie die sechs Posten für jede verglichene Lösung auf, eine Spalte pro Lösung.
2. Trennen Sie die Einrichtungskosten (einmalig) von den laufenden Kosten (jährlich).
3. Rechnen Sie Tage in Euro um, mit einem realistischen internen Tagessatz inklusive Nebenkosten oder mit dem Satz des Dienstleisters.
4. Addieren Sie über 36 Monate und schlagen Sie einen Puffer für Unvorhergesehenes auf, etwa einen Vorfall oder einen aufwendigeren Versionssprung als geplant.

Halten Sie die Annahmen zur Lernendenzahl für alle Spalten gleich. Sonst vergleichen Sie zwei verschiedene Situationen.

Ein Zahlenbeispiel, vollständig fiktiv#

In diesem erfundenen Beispiel entsteht der Unterschied vor allem durch Administration und Sicherheit. Ändern Sie zwei Annahmen, etwa einen bereits angestellten und zu 20 % freien Administrator, kann sich die Reihenfolge umkehren. Genau deshalb lohnt es sich, die Rechnung mit Ihren eigenen Werten aufzustellen.

Die Tabelle, Posten für Posten#

Die letzte Zeile zählt. Müssen Sie Ihre Daten auf der eigenen Infrastruktur halten oder den Code anpassen, bleibt das Selbsthosting die richtige Wahl, und keine Kostentabelle sollte Sie davon abbringen.

Fragen vor der Wahl#

An Ihr Team zuerst:

• Wer administriert die Plattform in zwei Jahren, und was tun wir, wenn diese Person das Haus verlässt?
• Wie viele Tage pro Jahr möchten wir der Technik widmen?
• Wer antwortet einem Lernenden, der an einem Sonntagabend nicht weiterkommt?

Danach an den Dienstleister oder Herausgeber:

• Was genau enthält das Hosting: Sicherungen, Wiederherstellung, Überwachung?
• Sind Sicherheitsupdates enthalten, und mit welcher Frist?
• Welches Format und welchen Preis hat ein Export Ihrer Daten, wenn Sie gehen?
• Werden die Standards und Verbindungen unterstützt, die Sie brauchen (SCORM, xAPI, SSO, API)? Mit jedem Herausgeber oder Dienstleister zu bestätigen.

Für den Vergleich zwischen Lösungsfamilien stellt unser Artikel zu Open-Source-LMS oder SaaS die Auswahlkriterien dar. Für ein erstes Raster zum Lesen von Angeboten sehen Sie was ein LMS kostet.

Wann Selbsthosting die richtige Wahl bleibt#

Haben Sie ein technisches Team, Souveränitätsanforderungen oder sehr spezielle Entwicklungen, kann Selbsthosting die beste Option sein. Kognisia ist ein Onlinedienst: Setzt Ihr Bedarf die Kontrolle über Server oder Code voraus, ist das nicht die richtige Lösungsfamilie. Diesen Fall behandeln wir in wann Kognisia nicht die richtige Wahl ist.

Haben Sie dagegen weder einen Administrator noch Lust, einen einzustellen, sehen Sie sich die Plattform und die Preise an und rechnen Sie dieselben sechs Posten.

Häufige Fragen#

Zusammenfassung#

Eine kostenlose Lizenz macht ein LMS nicht kostenlos: Sie verschiebt die Kosten zu Server, Sicherheit, Anpassung, Administration, Support und Ihrer Zeit. Beziffern Sie diese sechs Posten für jede Lösung über drei Jahre mit denselben Annahmen. Ihr nächster Schritt: die Tabelle mit Ihren Werten füllen und dann den Rechner öffnen.

Quellen#

• Entwicklerdokumentation eines Open-Source-LMS: Benachrichtigung über Updates, abgerufen am 14. Oktober 2026.
• ANSSI: Sauvegarde des systèmes d'information, les fondamentaux (Version 1.1), abgerufen am 14. Oktober 2026.

Das Kognisia-Team
Kognisia entwickelt eine Lernplattform als SaaS, mit Weiterbildungskatalog und optionalem White-Label.