El coste real de un LMS autoalojado: 6 partidas a calcular

Ha encontrado un LMS cuyo código se descarga libremente. El director financiero pregunta: «¿Entonces no cuesta nada?». Usted duda, porque sabe que alguien tendrá que instalar el servidor, supervisarlo, actualizarlo y atender a los alumnos el lunes por la mañana. Ese alguien tiene un salario, o una factura.

Este artículo le da el método para responder a su director financiero con cifras propias. Forma parte de nuestra serie de comparativos entre familias de soluciones.

Una licencia libre le da el derecho a usar y modificar el software. No dice nada de lo que hace falta para que funcione. Un LMS en línea reúne esas tareas en una suscripción. Con el autoalojamiento, se reparten entre su equipo, su proveedor de alojamiento y uno o varios proveedores externos.

El coste, por tanto, no ha desaparecido: ha cambiado de partidas. Algunas son facturas, otras son horas de trabajo que nadie anota. Son estas últimas las que más se olvidan.

Las seis partidas a calcular#

1. Servidor y copias de seguridad. Un proveedor de alojamiento, espacio en disco, un nombre de dominio, un certificado. Las copias de seguridad merecen una línea propia. La ANSSI, la agencia francesa de ciberseguridad, recomienda en su guía sobre copias de seguridad una copia fuera de línea o, al menos, fuera del sitio, y un procedimiento de restauración por escrito. Una copia que nunca se ha restaurado en una prueba sigue siendo una hipótesis.

2. Seguridad y actualizaciones. La documentación de un gran LMS de código abierto trata el mantener el software actualizado como una medida de seguridad obligatoria. Cada versión corregida es una intervención: copia de seguridad, prueba, puesta en línea, verificación de los módulos complementarios. Cuente días al año, no minutos.

3. Personalización. Su identidad gráfica, sus roles, sus informes, un enlace con su software de gestión. Cada añadido a medida debe revisarse de nuevo en cada salto de versión. Es la línea que más crece con el tiempo.

4. Administración. Crear las cuentas, importar los grupos, abrir y cerrar las sesiones, corregir los permisos. En un centro pequeño, esa persona se llama «el que sabe de esto», y sus otras tareas esperan.

5. Soporte. ¿Quién responde al alumno que no consigue conectarse? ¿A qué hora? ¿Por la noche, el fin de semana? Sin contrato de soporte, la respuesta es «usted».

6. Tiempo interno. La dirección del proyecto, la formación de los formadores, las reuniones con el proveedor, la vigilancia tecnológica. Este tiempo no aparece en ningún presupuesto, y suele ser la partida más grande.

El método de cálculo a tres años#

Tres años, porque un LMS rara vez se decide por menos, y porque los saltos de versión y las bajas de personal aparecen en ese plazo. El método consta de cuatro pasos.

1. Enumere las seis partidas para cada solución comparada, en una columna por solución.
2. Separe el coste de instalación (una sola vez) del coste recurrente (cada año).
3. Convierta los días en euros con un coste diario interno realista, cargas incluidas, o con la tarifa del proveedor.
4. Sume a 36 meses y añada un margen para lo imprevisto, por ejemplo una incidencia o un salto de versión más pesado de lo previsto.

Mantenga las mismas hipótesis de alumnos en todas las columnas. De lo contrario, estará comparando dos situaciones distintas.

Un ejemplo con cifras, totalmente ficticio#

En este ejemplo inventado, la diferencia procede sobre todo de la administración y de la seguridad. Cambie dos hipótesis, por ejemplo un administrador ya asalariado y libre al 20 %, y el orden puede invertirse. Precisamente por eso conviene plantear el cálculo con sus propios valores.

La tabla partida por partida#

La última fila cuenta. Si debe conservar sus datos en su propia infraestructura, o adaptar el código, el autoalojamiento sigue siendo la buena elección, y ninguna tabla de costes debe apartarle de ello.

Las preguntas que hacer antes de elegir#

A su equipo, en primer lugar:

• ¿Quién administrará la plataforma dentro de dos años, y qué haremos si deja el centro?
• ¿Cuántos días al año estamos dispuestos a dedicar a la parte técnica?
• ¿Quién responde a un alumno bloqueado un domingo por la noche?

Al proveedor o al editor, después:

• ¿Qué incluye exactamente el alojamiento: copias de seguridad, restauración, supervisión?
• ¿Están incluidas las actualizaciones de seguridad, y en qué plazo?
• ¿Cuál es el formato y el precio de una exportación de sus datos si se marcha?
• ¿Están admitidos los estándares y conexiones que necesita (SCORM, xAPI, SSO, API)? A confirmar con cada editor o proveedor.

Para la comparación entre familias de soluciones, nuestro artículo sobre el LMS de código abierto o SaaS fija los criterios de elección. Para una primera guía de lectura de los presupuestos, véase cuánto cuesta un LMS.

Cuándo el autoalojado sigue siendo la buena elección#

Si cuenta con un equipo técnico, exigencias de soberanía o desarrollos muy específicos, el autoalojado puede ser la mejor opción. Kognisia es un servicio en línea: si su necesidad supone controlar el servidor o el código, no es la familia de soluciones adecuada. Tratamos este caso en cuándo Kognisia no es la buena elección.

En cambio, si no tiene administrador ni ganas de contratar uno, consulte la plataforma y las tarifas contando las mismas seis partidas.

Preguntas frecuentes#

En resumen#

Una licencia gratuita no hace gratuito un LMS: traslada el coste al servidor, la seguridad, la personalización, la administración, el soporte y su tiempo. Calcule estas seis partidas a tres años para cada solución, con las mismas hipótesis. Su próximo paso: rellenar la tabla con sus valores y abrir después la calculadora.

Fuentes#

• Documentación para desarrolladores de un LMS de código abierto: notificación de actualizaciones, consultado el 14 de octubre de 2026.
• ANSSI: Sauvegarde des systèmes d'information, les fondamentaux (versión 1.1), consultado el 14 de octubre de 2026.

El equipo de Kognisia
Kognisia diseña una plataforma de aprendizaje en SaaS, con catálogo de formaciones y marca blanca opcionales.